Organisation d'un système d'approvisionnement efficace et travail productif avec les fournisseurs.
"Une condition préalable pour cesser de choisir le fournisseur le moins cher dans la gamme de qualité requise doit être un engagement à former des partenariats à long terme avec un seul fournisseur pour un seul matériau, basés sur la loyauté et la confiance."
Le libre accès aux articles ne diminue en rien la valeur des matériaux qu'ils contiennent.
Point 4. Programme de gestion en quatorze points du Dr E. Deming lit :
« Mettez fin à la pratique consistant à acheter au prix le plus bas.
Le prix ne signifie rien s'il n'y a aucun indicateur de la qualité du produit acheté. 1 . Sans critères de qualité adéquats, les commandes iront aux fournisseurs proposant les prix les plus bas, ce qui conduit inévitablement à une mauvaise qualité avec des coûts totaux élevés (le coût total de consommation et d'utilisation - Note de S. Grigoryev). L'industrie américaine et le gouvernement américain, ainsi que les agences civiles et militaires, sont induits en erreur par les règles qui imposent de choisir le fournisseur le moins cher.
L'objectif de l'achat d'outils et d'équipements devrait être de minimiser le coût total par heure (ou année) de travail sur toute leur durée de vie. Mais cela nécessiterait une réflexion à long terme, alors qu’il est aujourd’hui plus facile d’acheter au prix le plus bas. Les données requises sur les coûts de démarrage, les coûts d'exploitation et la durée de vie de tous les instruments importants existent déjà et, bien qu'elles proviennent de différentes sources, elles peuvent être collectées. La collecte automatisée de ces données pour une utilisation courante est aujourd’hui l’un des projets importants.
Jusqu'à présent, la tâche du fournisseur était d'être en alerte et de ne pas manquer le vendeur qui propose un prix inférieur. Et d’autres vendeurs du même matériau sont également contraints de baisser leurs prix.
Le fournisseur n'est pas à blâmer. C'est son métier depuis 20 ans. Peut-on lui reprocher de faire son travail ? C'est la direction qui est responsable du maintien de règles de passation des marchés obsolètes.
Une politique visant à réduire constamment le prix de tous les achats, sans égard à la qualité des matériaux et au niveau de service, peut conduire à la faillite des vendeurs et des sociétés de services à succès.
Quiconque a pour politique de choisir les fournisseurs offrant les prix les plus bas mérite d'être trompé. »
Ensuite, je présente un exemple donné par Edwards Deming, semblable à celui qui existe dans l'industrie et le secteur des services russes.
« Un petit fabricant de chaussures avait du mal à faire fonctionner correctement une machine à coudre dont la location coûtait très cher. Les opérateurs perdaient beaucoup de temps à réenfiler la machine, ce qui représentait un gaspillage important.
Le point clé était le caractère commun du problème à toutes les machines et à tous les opérateurs. Les tests ont montré que le problème était dû à des fils de mauvaise qualité, achetés par le propriétaire de l'atelier, succombant à la tentation d'économiser de l'argent. Les pertes dues aux temps d'arrêt des équipements ont dépassé des centaines de fois la perte imaginaire due à l'achat de threads inutilisables. Le prix des fils s’est avéré être un piège coûteux.
C'est un exemple de la façon dont nous nous arnaquons lorsque nous sommes attirés par des prix bas sans penser à la qualité et aux performances.
Des fils de meilleure qualité ont résolu le problème.
Seule la direction pouvait procéder à ce changement. Les opérateurs ne pouvaient pas quitter leur travail et acheter un meilleur fil même s'ils découvraient quel était le problème. Ils travaillent au sein du système. Les fils de discussion en faisaient également partie.
Avant ces études simples et routinières mais efficaces, le propriétaire pensait que tous ses ennuis provenaient de l'inexpérience et de la négligence des opérateurs."
Voici un exemple tiré de la pratique russe :
"Si l'on revient sur 2015, les résultats du travail de la direction peuvent être qualifiés de bons : la réduction du coût d'achat des biens, matériaux et services s'est élevée à 167 millions de roubles, contre un plan de 70 millions de roubles", a déclaré le directeur. des achats et de la logistique chez Izhora Plants.
Le travail conjoint d'Izhora Plants avec l'entreprise du groupe OMZ - Skoda JS (République tchèque), a permis de s'affranchir du monopole d'approvisionnement en tubes de bore hexagonaux (sans soudure - Note Sergey P. Grigoryev) produits par ChTPZ et d'utiliser un tube hexagonal soudé pour la fabrication d'équipements pour la centrale nucléaire de Kozloduy (Bulgarie), qui a permis d'obtenir un effet économique important."
L'objectif chiffré de réduction du coût des achats est un objectif numérique dangereux pour toute production, et plus encore pour les fabricants d'équipements pour centrales nucléaires.
Et si le remplacement des tuyaux sans soudure par des tuyaux soudés a été convenu par des spécialistes techniques compétents, l'effet du remplacement ne peut être déterminé que par les résultats d'exploitation sur plusieurs années. Mais il est peut-être déjà trop tard.
Les spécifications ne prennent pas en compte toutes les exigences relatives aux matériaux fournis et n'exigent pas une amélioration continue de la part des fournisseurs.
« Le respect des spécifications techniques ne suffit pas.
Avoir un deuxième fournisseur au cas où le seul fournisseur aurait soudainement des problèmes temporaires ou cesserait définitivement ses activités est une politique coûteuse.
Comment un fournisseur peut-il innover et réduire les coûts dans son processus de production alors qu’il ne peut s’appuyer que sur une relation à court terme avec l’acheteur ?
Une relation à long terme avec un seul fournisseur est une sage décision tant que le client et le fournisseur font de leur mieux pour optimiser le système.
La responsable du service achats m'a dit que cette innovation (transporteur unique) lui enlevait le lourd fardeau de la recherche constante de transports bon marché avec le risque d'un mauvais service et d'irresponsabilité. Elle a fait bon usage du temps libéré.
Les fournisseurs doivent avoir la possibilité de rivaliser pour devenir le fournisseur unique de l'entreprise, non pas sur la base du prix, mais sur la base de leur capacité à répondre à certains critères raisonnables.
Les variations d’un lot à l’autre d’un même fournisseur sont généralement suffisamment importantes pour nécessiter des ajustements d’équipement. Il est naturel de s’attendre à ce que les variations entre les lots de deux fournisseurs créent bien plus de problèmes.
Si je devais résumer en un mot ce que je veux que les dirigeants comprennent, ce serait ceci : il s’agit avant tout de réduire la variabilité. »
Les avantages de passer à un seul fournisseur avec un seul point d’expédition peuvent être énormes, en voici quelques-uns :
- réduction du flux de documents et du temps nécessaire aux approbations, à l'enregistrement et à la mise en œuvre des achats et des règlements ;
- simplifier le travail des personnes impliquées dans les achats, la logistique, l'entreposage, la production tout en améliorant simultanément la qualité de ce travail ;
- réduisant les risques de sous-livraison, de livraison de matériaux de mauvaise qualité, de retards et de mauvaise classification.
« Il n’est pas recommandé de passer brusquement à un seul fournisseur ; c'est une étape assez risquée. Prenez votre temps. Vous devez construire des relations solides.
Le consommateur est plus important que le matériau source. Il est généralement beaucoup plus facile de changer de fournisseur de matières premières que de trouver un nouveau client. Et quelqu’un qui n’est pas votre client, qui n’a pas encore essayé vos produits, est encore plus important à vos yeux, puisqu’il représente un éventuel utilisateur supplémentaire de vos produits.
L’étiquette de prix est facile à lire, mais comprendre la qualité nécessite une certaine éducation. Le service des achats doit passer de la recherche du prix le plus bas pour les matériaux achetés à la recherche des coûts totaux les plus bas.
Cela signifie que le métier de responsable des achats nécessite une formation particulière."
Mais ne vous fiez pas uniquement aux assurances des représentants du fournisseur.
"Méfiez-vous de ce qu'on vous promet dans la salle de réunion."
Exigez des preuves statistiques de la qualité (démonstration de l'état statistiquement contrôlé des processus et de la capacité à répondre à certains critères raisonnables, spécifications) des produits et services associés qui vous sont fournis, plutôt que de vous fier à une simple déclaration des capacités du fournisseur. S'il n'y a pas de données statistiques, commencez à les collecter et à les analyser à l'aide de méthodes statistiques simples. En établissant des partenariats avec vos fournisseurs, vous pouvez commencer à organiser la gestion de la chaîne d'approvisionnement avec les fournisseurs de vos fournisseurs.
La meilleure incitation à démarrer un tel travail avec les fournisseurs serait d'utiliser logiciel , qui peut démontrer de sa part une confirmation statistique de la qualité des produits du fournisseur, et le consommateur peut confirmer ou réfuter les déclarations du fournisseur sur la base de petits échantillons provenant des lots entrants. Une telle interaction sera basée sur des données et non sur des assurances vaines, et permettra d’utiliser les connaissances acquises sur les processus du fournisseur pour améliorer la qualité de ses produits et, par conséquent, la qualité de ses propres produits.
Riz. Diagramme schématique de l'organisation de l'échange de données pour le contrôle statistique de la qualité des matériaux et composants fournis.
De plus, cette méthode de contrôle qualité des matières premières et fournitures fournies donne une meilleure idée de la qualité des matériaux achetés et de l'état de la qualité du fournisseur que ce que vous obtenez avec tables de contrôle de réception sélective qualité ou toute autre mesure de contrôle entrant.
Edwards Deming décrit l'excellente performance d'un de ses clients :
« Le service achats d’un de mes clients a obtenu les succès suivants en trois ans :
- Actuellement, seule une partie sur 20 a deux fournisseurs ou plus. (Un sur 20 est peut-être proche du minimum irréductible.)
- Il y a un an, ce ratio était de un sur 16.
- Il y a deux ans - un sur 12.
- Il y a trois ans - un sur deux."
Le faire soi-même ou l'acheter ?
Si le fournisseur répond aux critères ci-dessus, il devient partenaire, ce qui lui permet d'augmenter sa part dans les matériaux fournis sans risques particuliers. Dans ce cas, les limites du système considéré s'étendent, ce qui nécessitera que la direction des deux sociétés commence à optimiser un nouveau système plus large.
« Les constructeurs automobiles japonais achètent sous contrat 70 à 80 % (en termes monétaires) des estampilles requises auprès des entreprises qui les produisent et fabriquent eux-mêmes les 20 à 30 % restants. Aux États-Unis, tout se passe exactement à l’opposé.
Les constructeurs automobiles japonais semblent croire que le service des achats peut plus facilement gérer la qualité, la discipline de livraison, les stocks et les coûts relatifs en externalisant le produit plutôt qu'en le produisant en interne. »
Conclusion
Nous avons préparé quelques critères de sélection des fournisseurs que vous pouvez ajouter :
- Travailler avec un fournisseur permet de réduire les stocks de l'entreprise en augmentant son chiffre d'affaires. Par exemple, minimiser les lots d’expédition tout en augmentant la fréquence des livraisons.
- La capacité d'organiser l'échange électronique mutuel de documents (demande, bon de livraison, lettre de transport, etc.) entre les systèmes d'information d'entreprise du fournisseur et de l'entreprise.
- La participation conjointe des représentants des parties au développement et aux tests de nouveaux matériaux du côté du fournisseur et de l'entreprise est prévue.
- Disponibilité des services fournisseurs supplémentaires requis par l'entreprise.
- Un fournisseur – un point d’expédition – une entreprise de transport (comme objectif optimal).
- Pour les nouveaux fournisseurs, un lot d'essai de petit volume est fourni, qui doit suivre tout le processus de production de l'entreprise, l'assemblage, le transport et les tests chez le consommateur. Pour la signification statistique (objectivité) des estimations, vous devez collecter des informations sur au moins sept de ces livraisons.
- Commencez à collecter et à analyser des données sur le coût total d'utilisation des matériaux des fournisseurs actuels (pertes pendant le transport et le stockage, pertes dues à une mauvaise classification des fournitures, coût de traitement des matériaux, pertes liées à l'utilisation de matériaux dans les produits livrés aux clients, etc.).
- Demandez aux fournisseurs de vous fournir des cartes de contrôle des indicateurs de qualité qui sont importants pour vous à chaque expédition de matériaux. S'il ne possède pas ces connaissances, envoyez votre personnel chez le fournisseur et formez ses employés. Cela vous donnera la possibilité de mettre en œuvre des plans d'inspection des intrants tout ou rien sélectionnables pour minimiser le coût total moyen d'inspection et les pertes dues aux intrants défectueux dans votre installation.
- Compte tenu du paragraphe précédent, éviter d’utiliser des tableurs pour réaliser un échantillonnage pour acceptation (un des freins à la transformation).
- La capacité à fournir les services et les matériaux dont l'entreprise a besoin, la capacité et l'aptitude du fournisseur à satisfaire la demande existante de votre entreprise et de ses autres clients.
- Flexibilité par rapport aux besoins de l'entreprise, compréhension et réactivité aux besoins de l'entreprise.
- Fiabilité du fournisseur et expérience de travail antérieur avec lui.
- La réputation du fournisseur en tant qu'emprunteur de fonds (principalement auprès des banques). [3]
- La relation de ce fournisseur avec ses fournisseurs. Sont-ils heureux ou y a-t-il des signes de désaccord ? [3]
- L'importance qu'un fournisseur donné accorde à votre entreprise en tant que client. Votre entreprise ne représenterait-elle pas seulement une petite partie de son activité ? [3]
- Disponibilité et qualité d'un service après-vente adéquat.
- Le montant des fonds alloués par le fournisseur pour la recherche et le développement.
- Expérience de développements réussis. (Suggéré par Norbert Keller de General Motors.)
- Fixation des prix des matériaux pour une longue période, par exemple jusqu'à 1 an.
-
Le fournisseur assume la responsabilité de l'amélioration continue. Demander des preuves de l'implication de la direction des fournisseurs dans les 14 points de gestion, en particulier le point 5. AMÉLIORER CHAQUE PROCESSUS, tout en surmontant les obstacles et les maladies.